Desde Open Campus hablamos con Claudia Olocco, creadora y referente del Programa en Gestión de Proyectos disponible en nuestra plataforma de formación. 

Claudia Olocco es licenciada en Sistemas, especialista y certificada en gestión de proyectos. Hace más de 20 años trabaja en proyectos, donde ha ocupado diferentes roles, y ha liderado proyectos en la industria del software de implementación de aplicaciones. 

Además, la experta en Open Campus es docente desde hace más de una década, se dedica a la consultoría actualmente trabajando en el armado en PMO y en la participación en PMO en empresas de diferentes industrias.

OC: Si hablamos de gestión de proyectos ¿Qué pasa con los proyectistas de organizaciones en detrimento o en diferencia de la organización por silo o áreas?

CO: Bueno, podría comenzar contando que la gestión de proyectos es una disciplina que surgió ya hace muchos años, específicamente para áreas de ingeniería, sí, y exclusivamente en ese sector. 

Con los años se fue expandiendo a otros sectores, a otras industrias y hoy está muy difundida. Diría que todas las empresas y muchas organizaciones para perseguir sus objetivos se organizan en proyectos. Esto hace que, por ejemplo, empiecen a armar cada vez más las oficinas de proyectos o PMOs y que también reformulen sus estructuras en función a los proyectos. Entonces, tenemos organizaciones que todavía siguen por ahí trabajando con una estructura tradicional, pero encaran proyectos conformando equipos multidisciplinarios que se integran en la estructura específica de un proyecto. Por otro lado, tenemos también organizaciones que ya empiezan a armar una estructura proyectizada, es decir, en función a los proyectos que van a que van a ir disparando. 

OC: ¿Qué podés contarnos respecto al uso de metodologías ágiles y cómo se presenta toda esta evolución en una “nueva” normalidad de equipos remotos?

CO: Con respecto a las metodologías ágiles. Bueno, ya se cumplieron más de 20 años de lo que se llamó el Manifiesto Ágil. Estas metodologías surgieron específicamente para la industria del software, como una necesidad de tener un marco más flexible de trabajo en entornos donde había mucha incertidumbre o muchos cambios. 

En los últimos años también empezaron a ser utilizadas por otras industrias, por otros sectores, y hoy también son cada vez más utilizadas. En muchos casos se integran con las metodologías de proyectos tradicionales y es bastante común hoy en día ver proyectos muy grandes, en donde hay equipos de trabajo que tienen que desarrollar determinados entregables y que trabajan con una metodología ágil, pero hay como una visión más general, más macro, el proyecto de más alto nivel, que hace un seguimiento con metodologías tradicionales. 

En cuanto a los equipos remotos, podríamos mencionar que también está en determinadas industrias ya hace varios años. A medida que la tecnología lo fue permitiendo, se empezó a trabajar con equipos remotos por diferentes necesidades: por un tema de costos, por no contar con especialistas en determinadas locaciones. El fenómeno es que a partir de la pandemia, muchos equipos tuvieron que hacerlo de manera forzosa, siempre y cuando la naturaleza de la tarea lo permitiera.

Por suerte, esto sucedió en un momento en donde las herramientas nos dieron un montón de posibilidades para que esto fuera más simple. Pero eso no es suficiente. Y creo que es algo para seguir trabajando con estos equipos virtuales que aparecen.

El trabajo remoto, un desafío

Si bien tenemos las herramientas, los elementos para conectarnos y trabajar de manera virtual, tenemos que repensar muchas cosas del funcionamiento de estos equipos y ver los aspectos que se ganan y pierden con respecto a la presencialidad. 

Para repautar la forma en la que vamos a trabajar, cuáles van a ser las reglas de juego, cómo se asigna el trabajo, cómo se hace el seguimiento y ahí muchas de las herramientas que nos da la gestión del proyecto nos sirven mucho para esto. 

Estábamos acostumbrados a trabajar de manera informal, presencialmente, resolver cosas hasta en la máquina de café. Hoy todo eso desapareció y tenemos que empezar a encontrar canales formales y ordenarnos para asegurarnos que el trabajo se haga, que haya una carga equitativa el trabajo entre todos los miembros del equipo, que todos tengamos una idea de lo que está haciendo el resto. Y creo que queda todavía un camino para recorrer. 

Y podría agregar algunas cosas más: en los últimos años fueron importantes también para la gestión de proyectos. Hace mucho tiempo, cuando había que elegir quién iba a liderar un proyecto, gerenciar un proyecto lo que prevalecía eran sus conocimientos técnicos, el especialista se buscaba, el ingeniero, el abogado, el arquitecto, el médico especialista en el tema. Con el tiempo se vio que eso no era suficiente, que era necesario también que la persona tuviera conocimientos de gestión de proyectos que generalmente no estaban en su formación de base. 

Además, se vio que no solamente era necesario esos conocimientos, sino una serie de habilidades interpersonales que son requeridas, yo diría, tanto para quien lidera proyectos como para quien participa en proyectos. Esas habilidades tienen que ver con la capacidad de liderazgo, de gestionar conflictos, la escucha activa, la comunicación asertiva, bueno, un montón de habilidades que son una pata fundamental también al momento de liderar y participar en proyectos. 

Nuevas herramientas de software

«El surgimiento de muchas herramientas de software, en estos últimos años, permiten hacer más eficientes muchos de los procesos de la gestión de proyectos. Es como que hoy en día contamos con una batería muy importante de herramientas, algunas son de acceso gratuito o de fácil acceso, y que el conocerlas nos permite ser eficientes en muchos de los procesos de la gestión de proyectos».

OC:  Y todo esto, se retroalimenta con esta tendencia de la proyectización de las organizaciones, ¿no? Las organizaciones que se van estructurando en proyectos y ¿es posible implementarlo en organizaciones grandes ya creadas o está reservado a startups, emprendimientos u organizaciones más jóvenes? 

CO: No, creo que aplica a las dos. Probablemente en organizaciones más grandes el cambio sea un poco más lento, pero se está viendo también en organizaciones grandes que se tiende a trabajar esta forma por ahí de una manera mixta, donde vos tenés áreas que siguen trabajando de la manera tradicional, pero surgen nuevos sectores que trabajan específicamente por proyectos. 

OC: ¿Cuáles son las ventajas que, a tu criterio, se encuentran en esta opción? 

CO: Y yo creo que es el foco. En general lo que pasa con esto es que resulta un tema de discusión, siempre. Hay muchas empresas que tienen a sus recursos asignados, digamos de manera mixta en proyectos y en operaciones. Y esto lo que hace es que en las operaciones, generalmente, están las urgencias. Entonces, esas urgencias terminan impactando en el tiempo que se asignan los proyectos. 

Cuando tenés dividido y tenés personas que se encargan de las operaciones, de atender las urgencias de la diaria y, tenés personas que están enfocadas en proyectos, esto hace que los proyectos puedan cumplirse en los tiempos esperados, que puedan tener una mayor calidad en sus entregas, que se les pueda poner un foco mejor en caso de estar con esta estructura mixta.  

OC: Como referente del Programa en Gestión de Proyectos en OPEN CAMPUS, ¿Cómo entendés que se hayan reflejado las tendencias que venís comentando en la creación del Programa? ¿Cómo se abordan estas temáticas? 

CO: Bueno, al certificado lo pensamos en tres grandes pilares que tienen que ver con todas las cosas que hablábamos recién. 

Por un lado, en el pilar de los conocimientos técnicos en la gestión de proyectos que son necesarios para llevar adelante un proyecto. Este pilar se aborda en las dos materias. Son dos cursos que son ciclo de vida del proyecto y documentos para la gestión de proyectos. Lo que vamos a ver en el ciclo de vida es un recorrido por los distintos procesos sugeridos para la gestión de proyectos. 

Siempre hacemos mucho hincapié en que esto es una sugerencia. No es algo impuesto, no es algo rígido. Justamente con esto que hablamos de las metodologías ágiles, yo creo que cada vez más en estos tiempos de incertidumbre y de mucho cambio en el contexto en general, tenemos que tener esa capacidad de revisar en cada caso que es la mejor opción y cuando conviene aplicar un proceso de qué forma y no registramos y decir esto. La idea es que estos procesos que se sugieren sean una herramienta que nos ayude en algo que no que nos frene. Entonces siempre tener esa mentalidad ágil que algunos la llaman y en el de documentos lo que hacemos es hacer una revisión poniendo foco a los documentos, pero lo mismo siempre viendo los documentos, no como una obligación, sino como una herramienta para pensar distintos temas para pensar a lo largo de un proyecto. 

El otro pilar tiene que ver con la importancia de conocer las herramientas de software para ser más eficientes. A veces encontramos casos en que hay PM que conocen los procesos, la teoría, pero al momento de llevarlos a cabo se realizan de una manera artesanal, sin utilizar las herramientas adecuadas. Y esto genera una pérdida en la eficiencia. Hacer un cronograma en un Excel no es lo mismo que hacerlo en un cronograma, en una herramienta diseñada especialmente para eso. Por eso tenemos la materia “Herramientas de software”  que es una barrida por las principales herramientas que nos pueden ayudar en la gestión de proyectos: con el manejo de repositorios, con la comunicación, la planificación, el seguimiento y también con la gestión de portafolios de proyectos, no solo de un proyecto en particular, sino de una cartera. 

Y por último, y relacionado con lo que hablábamos antes de las habilidades interpersonales la materia “ Producción grupal” está desarrollada por una psicóloga, Ahí vemos cuál es la diferencia de un grupo, de un equipo, cómo funcionan los equipos, las distintas etapas por las que puede pasar un equipo a lo largo del proyecto y aspectos fundamentales que tienen que ver con la comunicación y con la gestión de componentes. 

OC: Excelente. Del lado del participante que quiera tomar el Programa, ¿Cuál es el impacto que puede tener? 

CO: El participante se va a encontrar con un abanico muy importante de herramientas para participar en un proyecto, a lo mejor puede ser alguien que esté interesado en participar en ser parte de un equipo de proyecto sin necesariamente liderarlo, pero va a tener como herramientas para poder tener una visión más integral del mismo y lo que es su tarea, también poder desarrollar la otra forma. 

También puede ser un participante que esté interesado en liderar sus primeros proyectos. Acá hay algo importante, es que el certificado no está orientado a un tipo de proyectos en particular, es genérico, todo lo que nosotros vemos se puede aplicar en distintas disciplinas y en distintas escalas. Podría ser bueno para alguien que quiera liderar sus primeros proyectos o participar en una oficina de gestión de proyectos donde pueda tener una serie de herramientas para utilizar en esa oficina. El impacto tiene que ver con mejorar la forma en trabajar o gestionar proyectos, ya sea personales o en distintas organizaciones laborales. 

OC: Tenemos como eslogan, «Pega el salto«. Entendido desde que la formación profesional seguir manteniéndonos activos en la educación, nos permite pegar el salto como cada uno lo entienda. Es decir, alguien que elige continuar capacitándose y busca pegar el salto que para distintas personas implica distintas cosas. ¿Qué significa para vos pegar el salto? 

CO: Pegar el salto. ¡Qué bueno eso! Yo creo que es salir de la comodidad de lo conocido, ir hacia lo nuevo y entregarse a eso.